С тех пор как электронная почта стала подспорьем в нашей профессиональной и личной жизни, не одно научное исследование уже ставило своей целью изучить противоречивые чувства, которые она у нас будит.
Нас мучает чувство вины, если мы задерживаемся с ответом, нам грустно, что ящик входящих писем у нас в таком беспорядке и что в нем десятки тысяч непрочитанных писем, которым никогда не суждено быть прочитанными. Как же справиться с этой напастью? Обозреватель "New York Times" предлагает пути для предотвращения и преодоления катастрофы, в которую может превратить вашу жизнь рабочая электронная почта.
Сведите к минимуму время, которое вы уделяете почте
Отключите автоматические оповещения о входящих сообщениях. Заглядывайте в почту не чаще чем три раза в час. Едва ли там будут сообщения настолько срочные, что они не могут подождать с ответом 20 минут: если бы это было нечто столь неотложное, отправитель вам, скорее всего, позвонил бы или нашел другой способ связаться с вами.
Регулярно проводите "чистку" инбокса
Найдите час-другой, чтобы ответить на важные письма, полученные за последние два месяца. Все остальное переместите в новую папку "Архив" - там вы будете хранить свои старые письма.
Теперь ваш инбокс должен быть пустым. Это его оптимальное состояние - стремитесь поддерживать его в таком виде или максимально близко к этому. Чтобы добиться этого, каждый раз, получив письмо, постарайтесь что-то с ним сделать. Прочитать письмо и просто забыть о нем - это верный путь к хаосу.
Это может быть нелегко, поэтому ниже предлагается алгоритм для порядка действий:
1) Отправить в архив
Большая часть писем не нуждается ни в ответе, ни в каких-либо действиях с вашей стороны - например, сообщения о том, что ваш бывший коллега разместил комментарий на вашей страничке в социальной сети. Эти сообщения достаточно прочитать - или не читать, и отправить в архив (или удалить).
2) Ответить
Если электронное письмо требует ответа и вы можете ответить сразу - ответьте. Допустим, если коллега приглашает вас к себе в субботу на ужин, ответьте: "Да" или "Спасибо!", после чего отправьте его письмо в архив/удалите. Основное правило - если ответ занимает две минуты или меньше, лучше сделать это сразу, чем откладывать.
3) Переслать
Если с этим письмом лучше справится кто-то другой - ваш босс, ваш секретарь, ваша сестра - перешлите его этому человеку, потом отправьте в архив.
4) Отложить на будущее
Это самое сложное. Некоторые письма требуют продуманных ответов. Вы не хотите идти на ужин с коллегой, но вам нужно больше двух минут на обдумывание повода, чтобы ему отказать. Либо в ответе должна содержаться некая информация, которой вы в данный момент не обладаете. Такие письма вы можете отставить в ящике, дав себе обещание вернуться к ним позднее. Отметьте их флажком (в Microsoft Outlook) или звездочкой (в Gmail).
Избегайте накапливания таких писем. Выделите немного времени в конце дня - от 15 минут до получаса, - чтобы ответить на отмеченные письма. Помните: пустой инбокс - вот ваша задача.
перевод Инны Титовой
RB.ru
Powered by ScribeFire.
Комментариев нет:
Отправить комментарий